KSeFLink – kompletny system do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0)

KSeFLink to samodzielne oprogramowanie do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0), które instalujesz na własnym serwerze i uruchamiasz na własnej domenie. Wystawiaj, wysyłaj i pobieraj faktury ustrukturyzowane zgodne z wzorem FA(3), zarządzaj kontrahentami i płatnościami, a wszystko to bez uzależnienia od zewnętrznej chmury. Twoje dane księgowe zostają na Twojej infrastrukturze — pełna kontrola, prywatność i zgodność z wymogami KSeF.

System działa w modelu licencji rocznej: jednorazowo wdrażasz aplikację u siebie, a coroczna licencja zapewnia aktualizacje i wsparcie zgodności z przepisami. To rozwiązanie dla każdego, kto chce być gotowy na obowiązkowy KSeF — od jednoosobowej działalności, przez małe i średnie firmy, po biura rachunkowe i integratorów IT.

Dlaczego KSeFLink? Najważniejsze korzyści

• Instalacja na własnym serwerze — Twoje faktury i dane firmowe nie trafiają do obcej chmury.
• Pełna zgodność z KSeF 2.0 — obsługa wzorów FA(1), FA(2) i FA(3) oraz aktualnego API Ministerstwa Finansów.
• Tryb offline24 — wystawiasz faktury nawet wtedy, gdy bramka KSeF nie odpowiada.
• REST API — łatwa integracja ze sklepem, ERP lub własnym systemem.
• Bezpieczeństwo klasy enterprise — szyfrowanie, 2FA, role i szczegółowy dziennik zdarzeń.
• Licencja roczna — przewidywalny koszt, aktualizacje i wsparcie zgodności z prawem.

Wystawianie faktur zgodnych z KSeF

KSeFLink generuje XML faktury według wzoru FA(3) i obsługuje sześć rodzajów dokumentów: fakturę podstawową VAT, zaliczkową (ZAL), rozliczeniową (ROZ) oraz komplet korekt (KOR, KOR_ZAL, KOR_ROZ). Automatyczna numeracja, obsługa wielu stawek VAT, kodów GTU i PKWiU, walut oraz metod płatności sprawiają, że wystawienie poprawnej faktury zajmuje chwilę. Każdy dokument otrzymuje kod QR generowany w czystym PHP — KOD I dla faktur online i KOD II dla trybu offline.

Pobieranie faktur kosztowych z KSeF

System automatycznie pobiera faktury otrzymane i wystawione bezpośrednio z KSeF, parsuje je (FA(1)/FA(2)/FA(3)), zakłada kontrahentów i porządkuje dokumenty według miesiąca wystawienia. Dzięki temu masz kompletny, uporządkowany rejestr faktur kosztowych bez ręcznego przepisywania.

Tryb offline24 – ciągłość pracy nawet podczas awarii KSeF

Gdy Krajowy System e-Faktur nie odpowiada, KSeFLink nie blokuje sprzedaży. Po wykryciu awarii przechodzi w tryb offline24: faktura zachowuje swoją datę wystawienia (istotną dla obowiązku podatkowego), otrzymuje kod QR KOD II do weryfikacji przez nabywcę i trafia do kolejki. Po powrocie bramki system automatycznie dosyła zaległe dokumenty w kolejności wystawienia, odbiera numery KSeF i UPO. Inteligentne rozróżnianie błędów odróżnia awarię bramki od merytorycznego odrzucenia dokumentu, więc ponawiane są tylko te faktury, które mają szansę przejść.

Automatyzacja i powiadomienia

Wbudowane zadania cykliczne (cron) odpowiadają za pobieranie faktur, odświeżanie statusów, dosyłanie dokumentów z kolejki, powiadomienia i sprzątanie logów. Powiadomienia Telegram informują na bieżąco o nowych fakturach, przyjęciu lub odrzuceniu dokumentu, błędach czy zdarzeniach bezpieczeństwa — z kolejką odporną na awarie. Dostępne są też faktury cykliczne (abonamentowe) generowane automatycznie oraz wysyłka faktur e-mailem do kontrahenta.

Import bankowy i automatyczne rozliczanie płatności

KSeFLink importuje wyciągi bankowe w formacie MT940 i CSV, a następnie automatycznie paruje wpłaty z fakturami na podstawie numeru dokumentu, kwoty i NIP. Rozliczenie należności staje się szybkie i przejrzyste, a każda operacja wymaga zatwierdzenia przez operatora — nic nie księguje się bez Twojej akceptacji.

REST API do integracji ze sklepem i systemami firmy

Rozbudowane REST API (/api/v1) pozwala wystawiać faktury, pobierać dane, wysyłać dokumenty do KSeF i zarządzać kontrahentami z poziomu Twojego sklepu, systemu ERP lub aplikacji własnej. Dostęp zabezpieczają tokeny z zakresami uprawnień, limity żądań, lista dozwolonych adresów IP oraz globalny wyłącznik awaryjny. Integracja z automatyzacją sprzedaży jest prosta i bezpieczna.

Statystyki, raporty i rejestr VAT

Panel udostępnia przejrzyste statystyki i raporty: przychody, koszty i wynik, porównanie rok do roku, rejestr VAT, strukturę wiekową należności oraz ranking kontrahentów. Dane wyeksportujesz do CSV, gotowe do dalszej obróbki lub przekazania księgowości.

Bezpieczeństwo na poziomie enterprise

KSeFLink chroni dane finansowe kompleksowo: szyfrowanie sekretów AES-256-GCM, hasła w algorytmie Argon2id, uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA / TOTP) z kodami zapasowymi, blokady kont po nieudanych logowaniach oraz sesje przechowywane w bazie danych. Role z granularnymi uprawnieniami pozwalają precyzyjnie określić, kto co może zrobić, a dziennik zdarzeń z maskowaniem sekretów, retencją i eksportem CSV zapewnia pełną rozliczalność — ważną także podczas kontroli.

Trzy środowiska KSeF: testowe, demo i produkcyjne

Bezpiecznie przetestujesz konfigurację na środowisku testowym lub demo (przedprodukcyjnym), a przełączenie na produkcję to zmiana jednego ustawienia. Wdrożenie przechodzisz przez wygodny kreator instalacji, który weryfikuje wymagania, importuje bazę danych i generuje bezpieczną konfigurację.

Wymagania techniczne

• PHP 8.2+ (zalecane 8.3) z rozszerzeniami: pdo_mysql, openssl, curl, mbstring, dom, libxml, json
• MySQL 8.0+ lub MariaDB 10.6+
• Serwer WWW (Apache / LiteSpeed / Nginx) z obsługą własnej domeny
• Certyfikat HTTPS (TLS) — wymagany w środowisku produkcyjnym
• Dostęp do crona (systemowego lub przez wywołanie HTTP)

Model licencjonowania

KSeFLink działa w modelu licencji rocznej z instalacją na własnym serwerze. Kupujesz licencję na 12 miesięcy, instalujesz system w swojej infrastrukturze i korzystasz bez limitów wystawianych faktur. Odnowienie licencji zapewnia aktualizacje zgodności z KSeF, poprawki i wsparcie techniczne. To rozwiązanie dla firm, które cenią niezależność, prywatność danych i przewidywalny koszt.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy KSeFLink jest zgodny z obowiązkowym KSeF?

Tak. KSeFLink obsługuje KSeF 2.0 i aktualny wzór faktury FA(3), w tym wystawianie, wysyłkę oraz pobieranie faktur ustrukturyzowanych z systemu Ministerstwa Finansów.

Czy muszę korzystać z zewnętrznej chmury?

Nie. System instalujesz na własnym serwerze, a dane pozostają w Twojej infrastrukturze. Masz pełną kontrolę nad prywatnością i bezpieczeństwem.

Co się dzieje, gdy KSeF przestanie działać?

Wystawianie faktur trwa dalej dzięki trybowi offline24. Faktury trafiają do kolejki i są automatycznie dosyłane po przywróceniu działania bramki KSeF.

Czy mogę zintegrować KSeFLink ze swoim sklepem?

Tak. System udostępnia REST API z tokenami i zakresami uprawnień, dzięki czemu połączysz go ze sklepem internetowym, systemem ERP lub własną aplikacją.

Dla kogo jest KSeFLink?

Dla jednoosobowych działalności, małych i średnich firm, biur rachunkowych oraz integratorów IT — każdego, kto potrzebuje niezawodnego, bezpiecznego i niezależnego narzędzia do obsługi e-faktur.

KSeFLink — wystawiaj i pobieraj faktury KSeF bez kompromisów. Postaw na własny serwer, bezpieczeństwo i pełną zgodność z Krajowym Systemem e-Faktur.